Administración por Objetivos

 

 

Según Koontz O Donell define los objetivos  como "propósitos" "misiones", "metas”. Por lo que los objetivos deben estar identificados de tal forma, que pueda determinarse el éxito o fracaso final. La Administración por Objetivos es un procedimiento por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad de cada uno en términos de resultados esperados para a su vez emplear los objetivos como guías para la operación de la empresa.

 

  En la Administración por Objetivos se combinan la necesidad de lucro y crecimiento de la empresa con la necesidad de desarrollo de cada integrante de la organización. Cada administrador y su superior definen conjuntamente las metas y a su vez las responsabilidades de cada nivel tomando como premisa los resultados esperados. En la Administración por Objetivos se evalúa el desempeño de cada gerente con el resultado final comparando los resultados esperados con los resultados alcanzados.

 

  La Administración por Objetivos surge como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. El enfoque basado en el "proceso" y la preocupación mayor por las actividades fueron sustituidos por un enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados. La preocupación acerca de "cómo" administrar pasó a ser la preocupación de "por qué" administrar. El énfasis en hacer correctamente el trabajo.

 

 

 

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

 

 La Administración por Objetivos es una técnica de dirección de esfuerzos a través de la planeación y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y a dónde pretende llegar.

 

 

*Los objetivos deben ser medibles, complejos, importantes, reales.

*La Gerencia de Alta Dirección adquiere un estilo de liderazgo dinámico, no autoritario, descentralizado que permite la participación activa de sus subordinados.

*Para establecer satisfactoriamente las metas y el sistema de evaluación y control del personal se requiere de habilidad, de calidad en las relaciones interpersonales.

*Los objetivos  establecidos deben ser realistas e interesantes.

*Deben establecerse metas en grupo, que sean flexibles.

*Tiene alto grado de creatividad, los gerentes deben ensayar cosas nuevas, correr riesgos para no perder oportunidades.

*Es aplicable a todos los niveles de la organización.

 

VENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

 

*Permite a los individuos sentirse reconocidos por la organización (cuando se coopera con ellos para el logro de los objetivos)

*Ayuda a la Planeación (cuando se establecen metas y plazos)

*Es una excelente herramienta para mejorar la comunicación gerente-subordinado

*Al individuo conocer las metas de la organización va a sentirse identificado y se siente parte de la misma.

*El proceso de evaluación se hace más justo al centrarse en logros específicos.

 

APLICACIÓN DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

 

*Era utilizado mayormente por multinacionales y compañías dedicadas a la venta pero ha ido calando en otras áreas o tipos de organización.

 

  Aunque la aplicación de la dirección por objetivos como todo proyecto presenta sus contras en diversos puestos, especialmente por la dificultad de cuantificación de los objetivos, en principio es aplicable a todos los niveles de la organización.

 

  En muchas variadas empresas multinacionales se utiliza para dirigir a las empresas filiales situadas en diversos países.

Su aplicación de bajo nivel organizativo más clásica es la que se efectúa con la fuerza de ventas. El vendedor de cada territorio, junto con el jefe de fuerza de ventas, fija su objetivo para el próximo período y, se sigue, también, el proceso habitual.

 

 La práctica ha demostrado que la dirección por objetivos, si se aplica correctamente y con una buena dosis de planificación, puede ser muy útil.

Está comprobada la conveniencia de que la información sobre el grado de consecución de los objetivos sea entregada por el subordinado por escrito, pero puede caerse en la tentación de crear complejos formularios de información que generen un trabajo administrativo innecesario. Además, algunos directivos tienen dificultades para comunicarse individualmente con sus empleados y para formular, con ellos, objetivos a corto plazo.

 

  Algo muy importante en la APO, es que los objetivos han de resultar del acuerdo entre las partes. Si son impuestos, desaparece la motivación y puede ser sustituida por la frustración y otra serie de actitudes negativas.

 

ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVO

 

*Los objetivos deben resultar de un acuerdo entre las partes. Si son impuestas desaparece la motivación y aparece la frustración y otras actitudes negativas.

 

*Deben ser registrados o plasmados en orden de importancia, relevancia o prioridad de acuerdo a su contribución con la organización. Esta jerarquía puede sufrir cambios, tanto en la ubicación de ellos o pueden ser sustituidas unos por otros. Algunos objetivos pueden facilitar o dificultar el alcance de otros provocando una SINERGIA. Para que los objetivos puedan ser alcanzados según su jerarquía debemos tomar en cuenta:

 

*Deben ser compatibles

* No necesitan abarcar inicialmente las grandes aspiraciones de la empresa.

*Deben lograr que todos los componentes de la empresa contribuyan con el esfuerzo.

*Deben contemplar varias alternativas para su ejecución y conocer la eficacia y el costo de cada una de ellas.

*Deben ser periódicamente revisados y reformulados.

*Deben comunicarse a todos los interesados para que cada cual comprenda las metas de su unidad y la relación de éstos con el logro de los objetivos de la empresa.

 

FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVO

*Establecimiento de un conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior.

 

*Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición.

*Interrelación de los objetivos de los departamentos.

*Elaboración de planes tácticos y planes operacionales  con énfasis en la medición  y el control.

*Establece los objetivos por niveles de gerencia los de alto nivel pueden denominarse objetivos, metas, propósitos o finalidades, la mayoría de los sistemas  acepta de cuatro a diez objetivos para cada posición.

Automáticamente se interrelacionan los objetivos de varias unidades o gerencias e involucra objetivos comerciales con objetivos de producción.

*A partir del establecimiento de objetivos se elaboran planes para alcanzarlos de una manera óptima, aquí entran en juego la medición y el control; se miden los resultados alcanzados y se comparan con los planeados. Si un objetivo no puede medirse los resultados no pueden conocerse, si no pueden ser controlados no pueden ser evaluados. La medida y el control son los factores que causan mayores dificultades en la APO.

*Participación protagónica de la Dirección. La mayor parte de los sistemas de la APO involucra más al superior que al subordinado. El superior establece los objetivos y los “vende”, los mide y evalúa el progreso.

*Requiere apoyo constante   de un STAFF; durante las primeras etapas de la implantación de la APO requiere  del fuerte apoyo de un STAFF debidamente entrenado. La SINERGIA  es el efecto multiplicador que se produce al combinar los recursos utilizados conjuntamente producen un efecto más favorable. De aquí la necesidad de contemplar resultados globales que han sido definidos tomando como premisa los de cada departamento, división, etc., y donde los objetivos convergen en una misma dirección.

 

ETAPAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVO

  *Determinación de los objetivos globales de la empresa a su vez se establecen los objetivos por departamento para el primer año (Ejecutivo y Superior)

*Elaboración con sus subordinados de los planes operacionales necesarios para la implementación del plan estratégico del departamento.

*Los resultados de la ejecución se comparan con los objetivos fijados.

*Según éstos resultados  se revisan y se registran los planes o se modifican los objetivos establecidos.

*Tomando como base los resultados del primer año se establecen los objetivos para el año siguiente.

*Se repite el ciclo descrito anteriormente.

 

 

a-OBJETIVOS INDIVIDUALES: Son los fines que persigue cada persona física. Así, para un empleado, su objetivo principal puede ser en colocarse en una senda o camino de progreso, aunque por el momento deba conformarse con el sueldo mínimo.

 

b-OBJETIVO COLECTIVO: Es  aquel que persigue varias personas físicas este objetivo puede identificarse total o parcialmente con los objetivos individuales, pero con bastante frecuencia se opone de alguna manera a veces hasta radicalmente, a algunos de ellos.

 

 

PRINCIPALES CRÍTICAS QUE SE APLICAN A LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS:

 

*La evaluación de los subordinados es difícil porque puede generar tensión y resentimiento además que no todos los objetivos sean cuantificables y medibles. Por ejemplo:

*Estilo y apoyo de los gerentes: si los gerentes de alta dirección son autoritarios y la toma de decisiones está centralizada, habrá que reeducarlos antes de implantar la APO.

*Adaptación y cambio: la APO requiere cambios en la estructura de la empresa, patrones de autoridad y procedimientos de control, los gerentes deben apoyar fielmente estos cambios.

*Destrezas interpersonales: el proceso de establecimiento de metas y el proceso de evaluación en que intervienen gerentes y subordinados requieren un alto grado de habilidad en las relaciones interpersonales.

*Descripciones de trabajo: las descripciones deben ser evaluadas y revisadas conforme cambian las condiciones en la empresa. Durante las etapas de realización de la APO, pueden cambiar los deberes y obligaciones en todos los niveles.

*Establecimiento y coordinación de objetivos: establecer objetivos interesantes y realistas a la vez suele ser la causa de confusión para los gerentes. A veces puede ser difícil coordinar los objetivos globales de la organización con las necesidades y objetivos personales de los individuos.

*Control de los métodos para alcanzar los objetivos: los gerentes pueden frustrarse si el logro de sus objetivos depende del éxito de los miembros de la empresa y éstos no tienen lo necesario para lograrlo. Por ello deben establecerse metas en grupo y que sean flexibles.

*Conflicto entre creatividad y APO: si los gerentes no ensayan cosas nuevas, ni corren riesgos porque prefieren enfocarse a objetivos específicos, perderán oportunidades.

 

 Aunque la aplicación de la dirección por objetivos plantea algunas dificultades en diversos puestos, especialmente por la dificultad de cuantificación de los objetivos, en principio es aplicable a todos los niveles de la organización.

 

 

 

PLANEACION ESTRATEGICA

 

 La planeación estratégica se establece como la manera en que  una empresa intenta aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos propuestos. Es generalmente una planeación global y a largo plazo.

 

 Formulación De Los Objetivos Organizacionales Por Alcanzar:

 

  En esta primera fase, la empresa escoge los objetivos globales que pretende alcanzar a largo plazo y define el orden de importancia y de prioridad de cada uno en una jerarquía de objetivos.

 

  Análisis interno de las fortalezas y limitaciones de la empresa.

 

  Estudio de las condiciones internas, para permitir una evaluación de los principales puntos fuertes y puntos débiles existentes en la empresa.

 

 Análisis externo del ambiente

 

  Se trata de un análisis del mercado externo, es decir, de las condiciones externas que rodean la empresa y que le imponen desafíos y oportunidades. Tal análisis generalmente abarca:

 

- Los mercados atendidos por la empresa.

- La competencia.

- Los factores externos.

 

  Con lo que respecta a la formulación de alternativas estratégicas se refiere a que esta a su vez busca formular las diversas y posibles alternativas estratégicas o medio que la empresa puede adoptar para lograr mejor los objetivos organizacionales propuestos, teniendo en cuenta sus condiciones internas y las condiciones externas a su alrededor.

 

  La planeación estratégica de una empresa se refiere al producto, o al mercado. De allí, la matriz producto / mercado con las diferentes alternativas estratégicas.

 

  La planeación estratégica debe contemplar decisiones sobre el futuro de la empresa. Las principales decisiones contenidas en una planeación estratégica son los siguientes:

 

- Objetivos organizacionales globales.

- Las actividades seleccionadas.

- El mercado previsto por la empresa.

- Alternativas estratégicas en cuanto a sus actividades.

- Alternativas estratégicas en cuanto al mercado.

- Integración vertical.

- Nuevas inversiones en recursos para la innovaciones y formas de crecimiento o  el para crecimiento.

La matriz producto / mercado y sus alternativas.

 

3. Desarrollo de los planes tácticos

 

 

  Mientras que en la planeación táctica se refiere al mediano plazo, el plan operacional es más detallado y se refiere al corto plazo.

 

EL SISTEMA DE CONTROL

 

Tanto al nivel de dirección general, como en los otros niveles, el sistema de control supone:

 

-         Información de gestión

-         Estudio de los problemas de control

-         Decisiones

-         Órdenes y acciones

 

La empresa en su conjunto y, naturalmente, a todos los objetos de gestión y a todos los campos de la gestión el control se convierte, en la situación por la que atraviesan las empresas actualmente. Se ha de obtener, por lo tanto un sistema de control adaptado tanto al tipo de empresa, su localización y sus hombres. Para el caso de operaciones canalizadas en la empresa, se logra la introducción de sistemas autogobernados, autorregulados, por ejemplo en los hornos de fusión. En el caso de operaciones de dirección y gestión, se necesita la intervención del hombre, con lo que el sistema de control es abierto.

 

 

El Sistema de Control:

 

-         Ha de abarcar el conjunto del sistema empresarial

-         Debe actuar mediante acciones periódicas, según una secuencia lógica predeterminada

-         Debe ejercerse por excepción en el caso de ocurrir desviaciones significativas

-         Ha de disponer de unidades de medida distintas según las necesidades de los resultados y situaciones a controlar

-         Establece comparaciones mediante índices, ratios, desviaciones.

-         Se descompone en un grupo de subsistemas que se integran y coordinan en el sistema global para el conjunto de la empresa.

 

 

 

 

ADAPTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL A LA EMPRESA

 

 

   En toda Organización debe implementarse una metodología que permita adaptar el sistema de control a dicha Organización. Tanto la definición de objetivos como la planificación en el tiempo, han de haber sido estipuladas y actualizadas mediante un análisis mediante un análisis de capacidades y limitaciones actuales, que permitirán emprender el estudio crítico-descriptivo orientado a la reestructuración del sistema de control y su enfoque global, por determinación de ciertas normas.

 

1)      Definir Principios Generales:

 

-         Objetivos económicos a lograr y plazos para su logro

-         Criterios generales de análisis que convendría aplicar para el control;  si se aplicara una orientación principal de gestión por:

 

Productos

Centros de Costo

Secciones Homogéneas

Centros de Responsabilidad

Secciones Autónomas

Proyectos.

 

2)      Definir Medios Particulares:

 

-         Orientaciones y reglas para la elaboración de informaciones

-         Medios de Gestión:

 

Supervisión

Ejecución

Administración

 

Medios de administración concernientes al registro, elaboración y puesta a punto de informaciones; medios de ejecución orientados hacia la decisión y la acción; medios de supervisión, de consejo y asistencia a los anteriores.

 

3)      Definir Soportes para los Medios de Control:

 

-         Circuitos que permitan a las informaciones circular y progresar

-         Hombres que decidan sobre operaciones

-         Máquinas e impresos que permitan la administración, la ejecución y la supervisión.

 

4)      Etapas de la Implantación de un Sistema de Control:

La organización del sistema de control en una empresa ha de seguir un cierto número de etapa, una gama, como en una construcción arquitectónica o industrial.

Podemos distinguir sucesivamente:

 

1)      Diagnóstico: Misión del experto, del analista, su objeto es decidir las orientaciones primeras, los principios generales; varios días.

2)      Estudio de los Elementos del Problema: Examen detallado de los elementos del problema; estudio descriptivo seguido de estudio critico de la empresa; confirmaran o no el diagnóstico; que permitirán establecer:

-         Un programa de acción

-         Unos principios de acción

-         Unas modalidades prácticas de acción.

3)      Anteproyecto: Definición de los principios del proyecto y elementos esenciales de las modalidades de aplicación; estructura del proyecto, estructura del control de gestión, fundamentos del programa de reorganización; asentimiento y consentimiento por la dirección; toma de decisiones por la dirección general y la gestión gerencial sobre medidas urgentes y menos urgentes para la implantación, introducción de nuevos métodos, abandono de ciertas costumbres.

4)      Proyecto: Define con detalle su redacción las modalidades concretas de aplicación:

-         Estructura Funcional del Control de Gestión

-         Soportes

-         Circuitos de Información

-         Procedimientos de Evaluación

-         Medios a aplicar y modos operatorios

5)      Realización de la Implantación:

-         Operaciones de preparación

-         Instrucciones al personal de ejecución, tanto verbales como por escrito

-         Reunión de los medios, impresos, máquinas

-         Acciones sobre el personal a todos los niveles, información, formación y motivación

-         Ejecución colocación y puesta en marcha del instrumento de trabajo.

6)      Control de Marcha: Cuando la nueva organización va funcionando, controlar que cumple bien su misión; es decir, que lo previsto en el proyecto coincide con lo necesario en la realidad, tener en cuenta las dificultades y pasar por períodos a los cambios que se impongan.

7)      Evaluación: Supone poner en evidencia los resultados con respecto al costo; la eficacia se mide por el logro de los objetivos en los tiempos previstos y la mejora de los resultados económicos.

8)      Mantenimiento: Permite prevenir:

-         Por qué se podrá introducir modificaciones

-         Cuándo se introducirán

-         Quien estará autorizado a introducirlas

Cómo se habrán de introducir y poner en práctica las acciones correspondientes.

Bien y para finalizar este tema los dejamos con un interesante video donde nos hablara un poco de los beneficios de la Administración por Objetivos.

   Disfrutenlo!!!!