Control de Gestión

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Control de Gestión

  CONTROL DE GESTION

 

   El Control de gestión es un instrumento que guía y evalúa la Gestión Empresarial hacia el logro de los objetivos de la organización.

  La concepción clásica de control de gestión se enfoca únicamente al control operativo y lo desarrolla a través de un sistema informativo basado en la contabilidad de costos. El control de gestión en la actualidad ha incorporado muchos otros elementos y establece la necesidad de una continua interacción entra ellos. Igualmente  tiene como premisas fundamentales la planificación y el control y precisa de una orientación estratégica para aplicarla a sus aspectos operativos. Taylor (1895) fue uno de los iniciadores del CG industrial, introduciendo la contabilidad analítica, el cronometraje de los tiempos de mano de obra directa, los estándares, la asignación de los costos indirectos, la remuneración por rendimientos. Brown (1907) estableció la fórmula de la rentabilidad del capital. Todavía hoy se observan muchos ejemplos en las empresas el CG gira en torno al control de la eficiencia interna de la empresa, centrando su atención en los recursos que consume, en el beneficio inmediato y en la información financiera exterior.

  A través del análisis para entender el funcionamiento y comportamiento de los sistemas físicos establece vínculos entre las variables técnicas-organizativas-sociales con el resultado económico de la empresa y sirve a su vez para el mejoramiento de estándares. La planificación orienta las acciones al logro de las metas y el control permite saber si los resultados satisfacen los objetivos trazados. Al igual  que la APO aborda la gestión de cada área o departamento para que se corresponda a su vez con la estrategia trazada por la organización la elevación del desempeño global, y así asume una perspectiva integral de la organización. Para ser más específicos, la creciente competitividad por acceder a los recursos necesarios, por reducir gastos y costos, y  por posicionarnos en el mercado aumentando y dando valor agregado a los productos y servicios han modificado la forma de interactuar de las organizaciones, es por ésta razón que el factor humano pasa a tener igual importancia que el factor financiero. Según Ferry Jonson y Kevan Acholes consideran los sistemas de control en dos grandes categorías:

*Sistemas de información y medición: Sistemas financieros, indicadores, etc.

*Sistemas que regulan el comportamiento de las personas: motivación, medición y evaluación  de desempeño. En el control de gestión:

  • Los objetivos son la categoría rectora, porque el proceso de toma de decisiones está orientado a alcanzar los objetivos marcados y luego estos son el patrón para evaluar a la gestión, o sea el grado en que los resultados de la gestión se acercan a los objetivos previamente establecidos. • El control de gestión se relaciona con las actividades siguientes: formulación de objetivos, fijación de estándares, programas de acción (presupuestos), utilización de recursos, medición de resultados (verificación), análisis de desviaciones, corrección del desempeño o mejora.

Los sistemas de control (Menguzzato y Renau. 1986,) deben cumplir con una serie de requisitos para su funcionamiento eficiente:

o                                 Ser entendibles.

o                                 Seguir la forma de organización.

o                                 Rápidos.

o                                 Flexibles.

o                                 Económicos.

Cada parte de este sistema debe estar claramente definida e integrada a una estructura que le permita fluir y obtener de cada una la información necesaria para el posterior análisis con vistas a influir en el comportamiento de la organización. Habría que agregar a la definición brindada dos factores importantes.

o                                 El proceso de control debe contar con una definición clara de cada centro de información. (Centro de responsabilidad).

o                                 Debe tener bien definido qué información es la necesaria y cómo se recogerá, procesará y llevará a la dirección para la toma de decisiones.

                                                                                      

El sistema de control debe estar soportado sobre la base de las necesidades o metas que se trace la organización. Estas metas pueden ser asumidas como los objetivos que se ha propuesto alcanzar la organización y que determinan en definitiva su razón de ser.

 LOS CONDICIONAMIENTOS DEL CONTROL DE GESTION:

 
El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

  Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

  La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

 

 El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

 Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

 

LOS FINES DEL CONTROL DE GESTION

 

Control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:

*Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

*Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

*Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

*Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

 

LOS INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTION:

 Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.

La planificación es aquella que se adelanta al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.

  El presupuesto se encuentra relacionado con el corto plazo. Se encarga en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.

  El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.

  La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser:  Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.

 Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.

 Errores en la relación medios–fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.

 Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos).

 Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.

  Las condiciones en que se compite en la actualidad por acceder a los recursos necesarios, por reducir gastos y costos, por aumentar la calidad de los productos y servicios, y el colosal desarrollo de las comunicaciones y el transporte, han modificado la forma de actuar e interactuar de las organizaciones. Los procesos de dirección han evolucionado, de igual forma, a un sistema superior. No obstante este desarrollo, aún pueden identificarse un conjunto de limitaciones del Control de Gestión entre las que se pueden mencionar:

  Acerca de lo que debería ser el contenido de un sistema de control de gestión.

La complejidad de la organización y de su entorno no se ve reflejada en la complejidad del sistema del control de gestión.

 

  El control no establece una relación entre la evaluación de planes y presupuesto y a la evaluación de las estrategias que pueden volverse obsoletas ya que, dada la turbulencia del entorno, el marco de referencia en el cual se inscriben los planes y presupuestos no es inalterable.

  No tiene en cuenta tanto la dimensión estratégica como la financiera. El equilibrio financiero no siempre garantiza competitividad, lo que significa que es necesario:

Tener en cuenta que un control volcado hacia los resultados a corto plazo puede comprometer la competitividad a largo plazo.

  Que es importante tener un doble presupuesto (uno estratégico y uno operativo).

  Que el enfoque debe ser anticipador, por lo turbulento que es el entorno.

 

LOS SISTEMAS DE CONTROL PARA UNA GESTION ESTRATÉGICA, EFICIENTE Y EFICAZ.

 

  De todo lo planteado hasta aquí se infiere que los sistemas de control para garantizar una gestión verdaderamente eficiente y eficaz deben contar con un grupo de características que lo despeguen de su carácter netamente contable y operativo.

  MA. Isabel González  define eficiencia como una "…simple relación, entre las entradas y salidas de un sistema"; magnitudes como la productividad son representativas desde este punto de vista. Otros autores asocian la eficiencia el hecho de alcanzar sus objetivos optimizando la utilización de sus entradas. Este punto de vista obliga al anterior a considerar que la salida se ajusta a lo programado y por tanto la organización es al mismo tiempo eficaz.

 

  Si se ajustan estas observaciones al sistema, hay que centrarse en el modo de lograr eficiencia y eficacia, no en la gestión sino en el proceso propio de control de esa gestión.

  Precisamente, en los aspectos propuestos para superar las limitaciones del control de gestión, estará la vía para alcanzar ciertos niveles de efectividad en el proceso al contar con un carácter sistémico, un enfoque estratégico, y no sólo alcanzar los aspectos formales sino que se le ofrece un peso significativo a los aspectos no formales del control. Es por ello que el sistema debe plantear la utilización de los diferentes aspectos que completan un sistema de control para que pueda medir verdaderamente la eficiencia y la eficacia de la gestión.

  Los aspectos propuestos para otorgarle al sistema medios de medición eficientes y eficaces de la gestión estarán vinculados con los aspectos no formales del control y los cuadros de mando, asumiendo, como es evidente, la previa existencia de los aspectos formales del control.

 

FASES DEL CONTROL DE GESTION.

 

Entre las cuales se destacan:

*Calidad y confiabilidad en la contabilidad, cultura organizativa.

*Complejidad de la actividad, posibilidad de formalización del proceso, características del entorno, tipo de estructura.

*Especialización de la actividad y de los centros de responsabilidad, un mayor peso en factores de carácter estratégico como planes, presupuestos, proyectos, etc.



Los dejo con una información adicional.




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